Jak zachować starą pocztę przy zmianie komputera?

Zanim oddasz stary komputer, zachowaj pocztę w pliku PST i zrób jego dodatkową kopię. Jeśli archiwum już istnieje, możesz je skopiować. Jeśli wiadomości masz jeszcze w działającym klasycznym Outlooku, wyeksportuj je. Na nowym komputerze sprawdź zawartość, zanim usuniesz cokolwiek ze starego dysku.

Najpierw ustal, co chcesz zachować

Wypisz konta i foldery, z których potrzebujesz wiadomości. Zajrzyj również do poczty wysłanej i własnych podfolderów. Jeżeli to komputer firmowy, uzgodnij wykonanie kopii z osobą odpowiedzialną za pocztę. Kopiuj wyłącznie korespondencję, do której masz prawo dostępu.

Poczta z różnych lat może być w kilku archiwach. Zapisz przy każdej kopii, skąd pochodzi i kiedy ją przygotowano. Później łatwiej znajdziesz właściwy plik.

Eksport do PST w klasycznym Outlooku

Poniższe kroki dotyczą klasycznego Outlooka dla Windows. Microsoft opisuje je w oficjalnej instrukcji eksportu. Przed eksportem wybierz właściwe konto i sprawdź, czy starsze wiadomości zostały pobrane na komputer. W trybie buforowanym Outlook eksportuje tylko pobraną pocztę.

1. Wybierz Plik, potem Otwórz i eksportuj oraz Importuj/Eksportuj.
2. Wskaż Eksportuj do pliku i kliknij Dalej.
3. Wybierz Plik danych programu Outlook (.pst) i przejdź dalej.
4. Zaznacz konto albo potrzebny folder. Włącz Uwzględnij podfoldery, aby objąć także foldery znajdujące się pod nim.
5. Przez Przeglądaj wybierz miejsce zapisu. Wpisz nową nazwę archiwum, po której łatwo je rozpoznasz. Zachowaj dotychczasową kopię.
6. Kliknij Zakończ, wykonaj ewentualne dalsze polecenia kreatora i poczekaj na ukończenie eksportu.

Dla kolejnego konta wykonaj osobny eksport. Jak wyjaśnia Microsoft w tej samej instrukcji, eksport kopiuje wiadomości razem z załącznikami i pozostawia je w Outlooku. Nie zachowuje wszystkich ustawień programu, na przykład reguł.

Masz już PST na starym dysku?

Nie musisz tworzyć go ponownie tylko po to, żeby przeczytać archiwum. Poszukaj istniejących kopii w Dokumentach, dawnym profilu użytkownika i na dyskach z kopiami zapasowymi. Konkretne miejsca oraz wyszukiwanie *.pst opisuje poradnik gdzie są pliki PST.

Sprawdź pełną końcówkę nazwy. Obecna wersja Archiwum Poczty nie obsługuje OST ani konwersji OST na PST. Zmiana rozszerzenia niczego nie przekształci. Jeśli znajdujesz wyłącznie OST, przeczytaj wyjaśnienie różnic między OST a PST i ustal, czy nadal masz dostęp do skrzynki.

Skopiuj plik i zachowaj zapas

• Zamknij Outlooka przed kopiowaniem używanego archiwum.
• Skopiuj PST na dysk zewnętrzny i zaczekaj, aż kopiowanie się skończy.
• Na nowym komputerze skopiuj plik do wybranego folderu. Porównaj jego rozmiar z plikiem źródłowym, a potem sprawdź zawartość.
• Zachowaj drugi egzemplarz na osobnym nośniku. Dwie nazwy w jednym folderze nie chronią przed awarią tego dysku.

Przed usunięciem pliku ze starego komputera otwórz kopię, zajrzyj do kilku folderów i sprawdź wiadomości z różnych lat. Wybierz też ważną wiadomość z załącznikiem. Jeżeli kopiowanie zostało przerwane, wykonaj je ponownie ze źródła, które nadal masz.

Co z nowym Outlookiem?

Nowy Outlook obsługuje część funkcji PST: pozwala czytać i wyszukiwać wiadomości oraz je przenosić. Microsoft opisuje także eksport, lecz nie obsługuje obecnie masowego importu PST do skrzynki. Odczyt wymaga między innymi klasycznego Outlooka o zgodnej architekturze i subskrypcji Microsoft 365; wersja ARM nowego Outlooka nie obsługuje PST. Sprawdź aktualny zakres i wymagania Microsoft oraz podaną wyżej instrukcję eksportu. Nie stosuj w nowym Outlooku ścieżki menu z wersji klasycznej.

Otwórz kopię w Archiwum Poczty

Kliknij Wybierz plik i wskaż przeniesiony PST. Program otwiera go tylko do odczytu, a dane wyszukiwania przygotowuje oddzielnie. Szczegóły opisuje poradnik otwierania PST bez Outlooka. Konkretną korespondencję pomoże odnaleźć poradnik wyszukiwania.

Archiwum Poczty nie jest produktem Microsoft ani nie jest z nim powiązane.